Açık Belge Biçiminin Önemli Özellikleri

ODF standardı dünya genelinde birçok hükümet tarafından resmi olarak kullanılmaktadır ve çoğu kullanıcının modern bir ofis yazılımından beklediği işlevselliği desteklemektedir.

ODF, çok çeşitli alet ve cihazlarla çalışmanıza izin verir

İnternet yaygınlaşmadan önce BT departmanları, ofis uygulamaları seçerken kuruluşlarının dışındaki kullanıcıları hesaba katmak zorunda değillerdi. Belgeler tek bir ofis uygulamasında oluşturulurdu ve baskı odasında çıktı alınarak basılı olarak paylaşılırdı. Dış kullanıcılar bu yüzden BT departmanlarının yaptığı seçimlerden etkilenmezdi.

Şimdi çoğu kuruluş, birçok dış kullanıcıyla sürekli olarak etkileşim içerisindedir. Bu nedenle, BT departmanları yazılım ihtiyaçlarını belirlerken en ön sıraya dış kullanıcıları koymak zorundadırlar.

Kullanıcılar artık çok çeşitli cihazlar, platformlar, yazılım araçları üzerinde hizmetler üretebilir, işbirliği yapabilir ve etkileşimde bulunabilirler. Ayrıca pahalı bir yazılım satın almak zorunda kalmadan kamusal bilgilere erişebilmelidirler. ODF’nin amacı, kullandıkları cihaza veya sahip oldukları yazılıma bakmaksızın herkesin bilgiye erişebilmesini sağlamaktır.

Bazı insanlar ve işletmeler, özel yazılım ve donanıma gereksinim duyabilir. Görme engelli bir çalışana bir tablet uygulaması uygun olmaz. Aynı şekilde, özel bir hukuk firması bir hayır kurumuna veya yerel mahkemeye kıyasla farklı ihtiyaçlara ve mali araçlara sahip olacaktır.

Kullanıcıların sorunsuz bir şekilde birlikte çalışabilmesi için açık ve esnek yazılım ve teknolojiye ihtiyaçları vardır, çünkü bir organizasyonun çıktısı bir diğerinin girdisidir. ODF, herkesin ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayan aracı seçmesine olanak tanır ve birlikte çalışabilirliği sağlamaya yardımcı olur.

ODF esnek, çok yönlü ve az maliyetlidir

ODF, web ve cihaz tabanlı uygulamalar arasında yaygın olan bazı özelliklere de sahiptir. Örneğin, birçok ofis uygulaması, bir web tarayıcısı aracılığıyla çevrimiçi düzenleme ortamlarına erişim sunar. Bu teknoloji:

  • ODF’ yi uygulama maliyetini düşürür
  • Ölçek ekonomisi yaratır
  • Ürünün sağlamlığını arttırır

Ortak kullanılan bu teknoloji, kullanıcıların Bağlantılı Verilerin kullanılabilirliğinden faydalanmalarına ve onun bir parçası olmalarına olanak tanır. ODF’ yi diğer XML verileriyle birleştirmek, yapılandırılmış bilgilerin ODF’ de yeniden kullanılması veya tüketilmesi anlamına gelir.

ODF tek bir tedarikçiye bağlı olmadığından, farklı tedarikçiler mevcut ODF uygulamalarınızla uyumlu olması gereken ek çözümler sunabilir. Sağlıklı rekabet potansiyeli, maliyetleri düşürmeye yardımcı olabilir.

ODF, bilgiyi uzun vadede saklamanıza ve bunlara erişmenize olanak tanır

Birçok eski ofis dosyası, uzun ikili dizilerden oluşur. Yazarken ve tıklarken girdiğiniz sayılar, sözcükler, biçimlendirme ve diğer bilgiler, sıfırların ve birlerin uzun satırlarına dönüştürülür. Mors alfabesinde bile harfler ve kelimeler arasında boşluklar koyularak iletim sırasındaki muhtemel bir hata sadece içinde bulunduğu kelimeyi etkilerken, bu tür yer tutucuların ya da ayraçların olmadığı bir dizinde bir hata geri kalan kısmın tamamının yanlış yorumlanmasına yol açar.

Bu türden sadece 0 ve 1 bitlerinden oluşan dosyalar onları oluşturan belirli uygulamalar dışındaki diğer uygulamalar için hiçbir anlam ifade etmez; bu yüzden bu bilgileri okumak için onu yazan uygulamanın uyumlu bir versiyonu gerekir. Aynı uygulama dahi olsa, dosyanın disk üzerinde bozulması ya da yazılımdaki bir hata yüzünden bu ikili kodun tek bir bitinin bile yanlış yazılması veya yorumlanması, dosyayı geri dönüşü imkânsız şekilde okunmaz bir hale getirebilir. Bazen bu hatalar uzun süre gözden kaçabilir. Oysa ODF metin bazlı olduğu için içeriği gözle incelenebilir ve programlar tarafından hatalar kolaylıkla tespit edilebilir.

Eski biçimlerde yazılmış dosyaları anlamak, onları işleyen uygulamaları yazan yazılım geliştiricileri de dahil olmak üzere uzmanlar için bile zordur. Başta .doc, .xls, .ppt ve .wpd olmak üzere bazı dosya biçimleri de yaşam döngüsünün sonuna gelmiş ve artık bakım ve desteği kesilmiştir. ODF, açık ve birçok farklı şirketin üzerinde anlaşarak ortaya çıkarılan ideale yakın yapısı ile, belli bir markanın kontrolünde olmadığı için yeterince kârlı görülmeyerek terkedilme riskine sahip değildir.

Ofis programı seçilirken sadece günümüze özel ihtiyaçlar değil, gelecekte bizi bekleyecek riskler de göz önüne alınmalıdır. Kullanıcılar; kayıtlar, doğum belgeleri, tapular gibi yasal belgeler de dahil olmak üzere uzun vadede pek çok belgeye erişilebilmelidir.

ODF, bu ihtiyaçları karşılayabilecek gelişmiş ve geleceğe yönelik bir belge biçimidir.

ODF kuruluşunuzun verilerini daha güvenli tutar

Kuruluşların ODF’yi kullanması, eski ikili dosya biçimleriyle kıyasla hedefli saldırılara karşı daha az zarar görmelerine yardımcı olabilir. Bu sayede virüs, casus yazılım ve reklam yazılımlarının bulaştığı bilgisayar sayısı azalır. Eski ofis dosyaları, kuruluşların hedefli saldırıları arasında en yaygın üçüncü güvenlik açığıdır.

2011 yılında Almanya’da yapılan bir araştırma, eski metin belgeleriyle gerçekleştirilen saldırılara karşı test edilen virüsten koruma uygulamalarının etkinliğinin sınırlı olduğunu gösterdi. Dört antivirüs çözümünden üçü %20 veya daha az bir puan aldı.

Eski dosya biçimleri (.doc, .xls ve .wpd gibi) eski zamanlarda bilgisayarlar genelde çevrimdışı olduğu için, siber saldırılara karşı özel önlemler alınmadığı dönemlerde oluşturuldu. Bu dosya biçimlerinin kapalı yapısı, bir belgenin olağan dışı bir şey içerip içermediğini kontrol etmenize olanak tanımamaktadır.

Bir saldırıda kullanılan yazılım kısa sıfır ve bir akışlarından oluşacağı için ikili belgeler etkin saldırı yazılımlarını gizlemeyi kolaylaştırır. Tabii ki, ODF kendi başına güvensiz bir yazılımı güvenli hale getirmez. Sadece belgede ne olup bittiğini, tam olarak kontrol etmeyi kolaylaştırır. Sizi ve iletişim kurduğunuz kişileri korumak, bireysel uygulama ve kötü yazılım önlemlerine bağlıdır.